[Vidéo] Tout savoir du registre du personnel

  • Santé Sécurité au Travail
  • 09 Avril 2018
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Bonjour !
 

Je m’appelle Quentin Aoustin, consultant formateur en qualité hygiène, santé sécurité au travail et environnement.

Et comme tous les jours de la semaine je vais partager avec vous des outils, des méthodes, des conseils à appliquer directement au sein de votre entreprise en lien avec la QHSE.

Aujourd’hui, j’aimerai parler avec vous du registre unique du personnel qui est obligatoire dès lors que vous avez un salarié.
En effet, le code du travail vous impose en tant qu’employeur d’être transparent sur les emplois de votre entreprise et dans chacun de vos établissements si vous en avez plusieurs.
Si vous ne le faites pas, en cas de contrôle de l’inspection du travail, vous pouvez être sanctionné de 750 € à 3 750 € d’amende multiplié par le nombre de salarié concerné.
Ce n’est donc pas négligeable pour un document relativement simple à mettre en place.
Voyons maintenant ce que c’est vraiment.
Tout d’abord, sa forme n’a pas d’importance, il peut être soit sous format papier soit numérique mais vous devez faire en sorte qu’une fois les données enregistrées ou écrites ne peuvent être modifiées. C’est la loi.
Je tiens à préciser également que tous les salariés sont concernés.
C’est-à-dire, tous ceux qui sont en contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, en contrat d'insertion professionnelle, en contrat à durée déterminée, en contrat de travail à temps partiel, les salariés mis à disposition par un groupement d'employeurs, ceux mis à disposition par une entreprise de travail temporaire comme les boîtes d’intérim ou encore les stagiaires et les travailleurs étrangers.
 
Pour ce qui est des obligations de l’employeur, comme je vous l’ai dit précédemment, vous devez tenir un registre par établissement.
C’est-à-dire que si vous avez un établissement à Nantes et un autre à Montpellier et bien ça fait 2 registres unique du personnel à déployer.
Et dans ce registre vous devez mentionner un certain nombre d’informations sur vos salariés que sont :
  • Son nom et son prénom,
  • Sa nationalité,
  • Sa date de naissance,
  • Son sexe,
  • Son emploi, comme Responsable technique par exemple
  • Sa qualification, exemple le Cadre technique
  • Les dates d’entrée et de sortie de l’établissement.
C’est-à-dire la date de son premier jour de travail et celle de son dernier.
  • Pour les travailleurs étrangers qui ont en leur possession un titre autorisant l’exercice d’une activité salariée, indiquer le type et le numéro d’ordre du titre qui vaut autorisation de travail,
  • Vous devez également mentionner son type de contrat, c’est-à-dire que :
    • Pour les travailleurs titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée, vous devez mentionner « contrat à durée déterminée »,
    • Pour les salariés temporaires, vous devez mentionner « salarié temporaire » ainsi que nom et adresse de l’entreprise de travail temporaire,
    • Pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs, vous devez mentionner « mis à disposition par un groupement d’employeurs » ainsi que dénomination et adresse de ce dernier,
    • Pour les salariés à temps partiel, vous devez mentionner « salarié à temps partiel »,
    • Pour les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, vous devez mentionner « apprenti » ou « contrat de professionnalisation ».
 
  • Vous devez également mettre une copie des titres autorisant l’exercice d’une activité salariée des travailleurs étrangers en annexe du registre unique du personnel.
 
De plus, ce registre doit être rendue accessible aux délégués du personnel ou nouvellement les représentants du Comité Social et Economique et aux fonctionnaires et agents chargés de veiller à l’application du code du travail et du code de la sécurité sociale.
 
Quelques précisions supplémentaires.
Vous devez inscrire le personnel en respectant l’ordre chronologique des embauches.
Concernant les mentions relatives à des événements postérieurs à l’embauche vous devez les mentionner sur le registre unique du personnel au moment où ceux-ci surviennent. 
Et dernière petite chose, vous devez conserver les mentions portées sur le registre unique du personnel pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l’établissement.
 
Pour le mettre en place au sein de votre établissement, je vous conseille 3 étapes que sont :
1. réunir toutes les informations de chacun de vos collaborateurs
2. faire un tableau soit à la main soit sur Excel dont les informations ne peuvent être supprimées.
Et dans chaque colonne mettre les mentions que j’ai pu énumérer tout à l’heure.
C’est-à-dire, le nom, le prénom, la date de naissance, etc.
3. Remplir tout simplement le tableau avec les informations que vous aurez récoltée au préalable
 
Et pour ceux qui l’ont déjà mais qui ne sont pas sûr de leur document.
Reprenez chacun des points que je viens de citer et contrôlez si vous répondez à la réglementation.
Et Si jamais vous avez toujours des difficultés malgré mes conseils, posez-moi vos questions dans les commentaires et je vous répondrais soit par message soit via une vidéo complémentaire.
 
Egalement, vous êtes libre de télécharger mon guide QHSE performance En cliquant ICI pour vous aider à améliorer continuellement votre entreprise et surtout à savoir comment répondre à la réglementation Santé Sécurité au Travail en vigueur.
 
Donc pour résumer, vous devez, en tant que chef d’entreprise dès lors que vous avez un salarié, établir un registre unique du personnel par établissement pour permettre à vous et à l’Etat français de s’assurer de la transparence des emplois dans chaque établissement de votre entreprise.
De plus, dans ce registre, vous devez y mentionner obligatoirement plusieurs points pour identifier chacun de vos salariés.
Vous devez également retenir que les mentions portées sur le registre unique du personnel doivent être conservées pendant 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l’établissement. 
Et comme toute infraction à la réglementation vous pouvez être punie de quelques centaines à plusieurs milliers d’euros.
 
Alors, Si vous avez aimé ce podcast sur le registre unique du personnel, n’hésitez pas à mettre un pouce vers le haut et si vous souhaitez être informé de mes prochaines vidéos je vous invite à cliquer sur en bas de la vidéo pour vous abonner.
Je vous dis à très vite dans une nouvelle vidéo sur la réglementation Santé Sécurité au Travail.
Et s’il-vous-plaît, faites partie des entrepreneurs qui répondent à la réglementation et qui ne payent pas bêtement des amendes.
 
Quentin Aoustin